نقابة العجائب · المرحلة 1 «الورشة الرقمية»
الورشة الرقمية — إتمام مهمة واحدة فقط
شروحات الأدوات موجودة بكثرة بالفعل. ما ينقص هو طريقة اختيار ما تبدؤون بأتمتته أولاً من عملكم. الاختيار الخاطئ لا يقلّل الوقت حتى بعد شهر، بينما الاختيار الصحيح يظهر أثره خلال يوم واحد.
0 وون · دون تسجيل بطاقة
0 وونمجانًا01
نقيس أولًا القدر المتاح لك الآن
فكّروا في مهمة واحدة من عملكم الحالي. تحققوا من ملاءمتها للأتمتة عبر ثلاثة معايير. إذا لم يتحقق معيار واحد، فهذه المهمة ليست جاهزة بعد.
درجة انطلاقي
02
قوالب أوامر جاهزة للاستعمال
لن نذكر أسماء أدوات محددة. فالأدوات تتغيّر كثيرًا، بينما طريقة الصياغة أدناه تصلح لأي أداة كما هي.
هكذا «أنت (الدور). التزم بـ(ثلاثة شروط) وأنتج (النتيجة).»
بدون شروط، تختلف الإجابة في كل مرة. بثلاثة شروط، تصبح النتيجة ثابتة.
هكذا «مثال جيد: … / مثال سيئ: … عدّل ما يلي وفق هذا المعيار.»
مثالان أدق من عشرة أسطر من الشرح. والأهم هو تقديم مثال سيئ إلى جانب الجيد.
هكذا «إن لم تكن متأكدًا، فلا تختلق إجابة، بل قل 'لا أعرف'.»
بدون هذا السطر الواحد، تتسلل إجابات كاذبة تبدو معقولة. وترتفع تكلفة التحقق كثيرًا.
هكذا «قبل تقديم النتيجة، اكتب أولًا خمسة عناصر للتحقق من صحتها.»
إن لم تتوفر طريقة للتحقق من النتيجة خلال 30 ثانية، ينتهي الأمر بمراجعة شخص لكل شيء من جديد.
هكذا «إذا انطبق أي من الشروط التالية، فلا تعالجه، بل ضع علامة 'يحتاج مراجعة بشرية'.»
إن لم تُنشئوا نقطة تسليم إلى شخص عند الفشل، فبمجرد حدوث خطأ واحد يعود كل شيء إلى العمل اليدوي.
03
جدول أول أتمتة
لا تُبنى كل الأتمتة دفعة واحدة. بل تمرّون بثلاث مراحل بالترتيب. في كل مرحلة، تتحققون فعليًا مما إذا قلّ الوقت ثم تنتقلون إلى التالية.
| درجة | ما الذي نفعله | عمل مناسب لأول أتمتة |
|---|---|---|
| أ | مرحلة اختيار المهمة. لا شيء يُبنى بعد. | صياغة مسودات ردود البريد المتكررة · تنظيم ملاحظات الاجتماعات · تلخيص المستندات · اقتراح عناوين |
| ب | تستخدمون القوالب من 01 إلى 03 لإنتاج مسودة فقط. ويجب أن يراجع الإنسان النتيجة دائمًا. | شغّلوا المهمة نفسها خمس مرات وقيسوا الوقت |
| ج | أضيفوا القوالب من 04 إلى 05 لإدخال التحقق والتراجع. | عند الوصول إلى هذه المرحلة، لن تحتاجوا لتدخّل يدوي يُذكر |
04
يكفي أن تلتزم بهذه القاعدة
- أتمتوا مهمة واحدة فقط في كل مرة. فإن بدأتم باثنتين معًا، لن تعرفوا أيّهما قلّل الوقت فعلاً.
- قيسوا الوقت. دوّنوا عدد الدقائق التي تستغرقها المهمة قبل الأتمتة، ثم قيسوها مجددًا بعدها. فبالإحساس وحده يبدو الوقت دائمًا وكأنه قلّ.
- لا تحذفوا خطوة المراجعة البشرية منذ البداية. يمكنكم حذفها لاحقًا بعد أن تعتادوا، ولن يكون الوقت قد فات.
- لا تحفظوا أسماء الأدوات. فكّروا فقط في عدد المرات التي تغيّرت فيها الأسماء خلال السنوات الأخيرة. يكفي أن تحتفظوا بطريقة الصياغة لتستبدلوا الأداة بسهولة.
- تحقّقوا قبل إدخال بيانات الآخرين. إذا أدخلتم معلومات عملاء أو محتوى عقود في أداة خارجية، يجب أن تعرفوا أولاً أين تمر هذه البيانات.
إن أنهيت واحدًا
التالي هو «صف البناء». لا تكتفون فيه باستخدام ما صنعه غيركم، بل تبنون بأنفسكم أداة تناسب عملكم. نساعدكم في تصميم مسار جمع البيانات وتنظيمها، وحتى إضافة قواعد التحقق.
اقرأ هذا قبل أن تبدأ
ATOVIA ليست جهة طبية ولا تشخّص ولا تعالج. إذا كان لديك ألم أو مرض مُشخَّص، فاحصل أولًا على تأكيد من طبيبك المعالج. إذا شعرتَ أثناء التمرين بألم في الصدر أو دوخة أو ضيق شديد في التنفّس، فتوقّف فورًا واستشر الطبيب.
ملاحظة · لا نوصي بأداة أو خدمة محددة. فالأدوات تتغيّر، بينما طريقة الصياغة ومعايير الاختيار المذكورة هنا تصلح لأي أداة كما هي. عند إدخال بياناتكم في أداة خارجية، تحققوا أولاً من سياسة تلك الخدمة في معالجة البيانات.
القيم المقيسة ومؤشّر التقدّم تبقى على هذا الجهاز فقط ولا تُرسَل إلى أيّ مكان.