WonderGilde · Fase 1 〈Digitale Werkplaats〉

Digitale Werkplaats — u maakt er één af

Uitleg over tools is er al genoeg. Wat ontbreekt, is hoe u kiest wat van uw werk u als eerste automatiseert. Kiest u verkeerd, dan bespaart u na een maand nog steeds geen tijd; kiest u goed, dan is het al na één dag te merken.

0 KRW · geen kaartregistratie nodig

0 KRWgratis

Eerst meten we hoever je nu al bent

Denk aan een taak die u nu al doet. We toetsen aan drie punten of die geschikt is voor automatisering. Voldoet er ook maar één niet, dan is dit nog niet de juiste taak.

Hoe vaak doet u die taak? Iets wat u één keer per maand doet, merkt u niet als het geautomatiseerd wordt.

Kunt u in woorden vastleggen: "in dit geval, doe dit"? Werk waarbij de beoordeling steeds verschilt, moet nog door een mens gebeuren.

Doet een verkeerde uitkomst grote schade Contracten, afrekeningen en klantcontact kiest u niet als eerste automatisering.

Promptsjablonen die u meteen kunt gebruiken

We noemen geen specifieke toolnamen. Tools veranderen vaak, maar de manier van formuleren hieronder werkt bij elke tool.

01 Geef eerst de rol en de voorwaarden Formulier 01

Zo "Je bent (rol). Houd je aan (drie voorwaarden) en maak (resultaat)."

Zonder voorwaarden krijgt u elke keer een ander antwoord. Met drie voorwaarden wordt het resultaat stabiel.

02 Er worden twee voorbeelden bijgevoegd Formulier 02

Zo "Goed voorbeeld: … / Slecht voorbeeld: … Corrigeer onderstaande tekst op basis hiervan."

Twee voorbeelden zijn preciezer dan tien regels uitleg. Het is essentieel om ook een slecht voorbeeld te geven.

03 Het laten zeggen wanneer het iets niet weet Formulier 03

Zo "Als je het niet zeker weet, verzin dan niets en antwoord met 'weet ik niet'."

Zonder deze ene regel sluipen er plausibel klinkende fouten in. Controleren kost dan veel meer moeite.

04 De maatstaf voor de controle samen opstellen Formulier 04

Zo "Schrijf voordat je een resultaat geeft, eerst vijf controlepunten op om te checken of het klopt."

Is er geen manier om het resultaat binnen 30 seconden te checken, dan bekijkt uiteindelijk toch weer iemand alles opnieuw.

05 Een plek inbouwen om terug te kunnen Formulier 05

Zo "Als aan een van onderstaande voorwaarden wordt voldaan, verwerk het dan niet en markeer het als 'menselijke controle nodig'."

Is er geen plek waar het bij een fout wordt doorgegeven aan een mens, dan valt bij de eerste misser alles terug op handwerk.

Een schema voor de eerste automatisering

U bouwt het niet in één keer. U doorloopt drie stappen na elkaar. Bij elke stap controleert u of het echt tijd bespaart voordat u verdergaat.

Trede	Wat wij doen	Goed werk voor een eerste automatisering
A	De fase waarin u een taak kiest. Er wordt nog niets gebouwd.	Concept-antwoorden op terugkerende e-mails · vergadernotities ordenen · documenten samenvatten · titels bedenken
B	Met sjabloon 01~03 maakt u alleen een concept. Het resultaat wordt altijd door een mens bekeken.	Voer dezelfde taak vijf keer uit en meet de tijd
C	Voeg sjabloon 04~05 toe voor controle en terugdraaien.	Bent u zover, dan hoeft u nauwelijks nog iets met de hand te doen

Houd alleen deze regel aan

Automatiseer er telkens maar één. Start u er twee tegelijk, dan weet u niet welke de tijdwinst opleverde.
Meet de tijd. Noteer voor het automatiseren hoeveel minuten de taak kostte, en meet het daarna opnieuw. Op gevoel lijkt het altijd korter.
Laat de menselijke controlestap er niet meteen uit. U kunt die er altijd nog uit halen zodra u eraan gewend bent.
Onthoud geen toolnamen. Denk maar aan hoe vaak de namen de afgelopen jaren zijn veranderd. Zolang u de manier van formuleren onthoudt, wisselt u zo van tool.
Controleer eerst voordat u andermans gegevens invoert. Voert u klantgegevens of contractinhoud in een extern tool in, ga dan eerst na waar die gegevens naartoe gaan.

Als u er één hebt afgemaakt

Daarna volgt de 〈Bouwklas〉. U blijft niet steken bij het gebruiken van andermans tools, maar bouwt zelf een tool die bij uw werk past. Samen zetten we de workflow op voor het verzamelen en ordenen van gegevens, tot en met de controleregels.

Bekijk de volgende fase

Leest u dit voordat u begint

ATOVIA is geen medische instelling en stelt geen diagnoses of behandelingen. Als je pijn hebt of een gediagnosticeerde aandoening, laat dit dan eerst controleren door je behandelend arts. Stop bij pijn op de borst, duizeligheid of ernstige kortademigheid tijdens het sporten onmiddellijk en overleg met een arts.

Let op · we bevelen geen specifieke tools of diensten aan. Tools veranderen, maar de manier van formuleren en de keuzecriteria hier gelden voor elke tool. Voert u gegevens in een extern tool in, controleer dan eerst het privacybeleid van die dienst.

Gemeten waarden en voortgang blijven alleen op dit apparaat en worden nergens naartoe verzonden.